怎样使公文用词更准确

怎样使公文用词更准确

一、准确
(一)认真辨析词义
西方有作家说，要表现一个事物，只有一个名词是准确的；要描绘一种状态，只有一个形容词是准确的；要说明一个动作，只有一个动词是准确的。写作的主要工作之一，就是找到这一个准确的名词、形容词、动词。这话对于文学创作来说未必适用，因为文学语言不循常规，而作家的创造性语言又因其个性和素质的差异各有特色，很难说哪个词语是绝对准确的。这话用于公文写作，倒是比较确切的。
在汉语中，有大量的意义相同或相近的词汇，称为同义词或近义词。其实，即使是同义词，细细分辨起来还是有些微妙的差异。譬如，“优异”、“优秀”、“优良”，这三个词粗看相近，细看则有程度的区别。“鼓舞”、“鼓动”、“煽动”，从动作的方向和力度上看并无差异，但感情色彩却很不相同。写作公文，必须在词语的细微差别和感情色彩上仔细斟酌。
(二)讲究语法和逻辑
公文写作语言的规范性，体现在句子上就是造句合乎语法规则、合乎逻辑。
首先，句子成份要完整。汉语构句有主、谓、宾、定、状、补六种句子成份，其中主语、谓语、宾语是主干成份，定语、状语、补语是辅助句子成份。对于每一个句子来说，主干成份也不是必不要少的，但是省略有省略的规则，不能任意省略和无故残缺。例如：“厂领导的做法，受到了全厂职工的热烈欢迎。对他们联系群众、实事求是的作风给以很高评价。”后一个句子就残缺句子成份。谁给以评价？少了主语，违反了语法规则，意义也不明白了。
其次，句子中词语之间的搭配要恰当。词语相互搭配在一起，必须符合事理和习惯，否则就是不通。如：“这种精神充满了各个村庄，开遍了全乡的各个角落。”精神无形，说它充满了某一空间，已经十分勉强，又说它开遍了各个角落，更是无稽之谈。改成“精神文明之花开遍了全乡”，才算通顺。
其三，造句还要讲究逻辑性。有些句子语法上没有问题，却出现了种属概念并列、自相矛盾等逻辑错误。如：“他们加强了对团员和青年的思想教育。”团员是青年的一部分，团员和青年是不能相互并列的。“把所有农产品都基本上纳入了计划轨道。”“所有”表示全部，“基本”表示不完全，它们表述的意义产生了矛盾，读者不知道哪个词语表达的意义是可信的，就会无所适从。
二、简练
(一)用语精确，一以当十
在生活中我们都有这样的体会：有时一两个词句，就能把要说的意思清楚完整地表达出来；有时，说了很多话，要表达的意思却仍然不清楚。从理论上说，人类创造的成熟的语言，足以表达人类的常规的思想和情感，至于文学作品中那些复杂微妙的心境，有时只可意会、不可言传，只能借形象曲折地加以表现，在公文写作中是不常出现的。公文写作中之所以有用语繁多意思仍不明白的情况，多半是由于用语不精确，只好增加语句去弥补，结果反而是“言愈多而理愈乱”。
(二)尽量使用短句
五四时期，现代汉语的书面语言还不成熟，不少作家借鉴欧化的句法来写文章，句子写得长长的，句子内部的成份多多的，阅读起来虽别有风味，读者却常常需要再三反复，才能弄明白句子复杂的含义。这种现象现在已经很少了。还是著名作家老舍的做法值得肯定。他说，他写文章，总喜欢写短句子，七八个字一句，十个字左右一句。他认为，这样写，读者好读，意思也简练明白。有人统计过他的名篇《济南的冬天》，说其中超过11个字的句子只有6句，超过14个字的句子只有两句。请看下面的文句：
设若单单是有阳光，那也算不了出奇。请闭上眼睛想：一个老城，有山有水，全在蓝天底下，很暖和安适地睡着，只等春风来把它们唤醒，这是不是个理想的境界？老舍用这样的短句，写出了多么精致而优美的文章！公文与文学虽然是不同质的语言，但基本道理是相通的。为了做到简练，不妨学学老舍。

公文在词语运用中有哪些惯用与常用语?
(1)开端用语；根据、据、依据、依照、按照、遵照(遵命办理)；为了、由于、对于、关于；兹有、兹定于、兹介绍、兹将、兹因等。多用于文件开端，引出法律、法规及政策、指示或事实根据，也有的用于文件中间起前后过渡衔接的作用。

(2)称谓词。在表述指代关系的称谓时，一般用下列专用词语：

第一人称：本、我，后面加上所代表的单位简称，如部、委、办、厅、局、司等。

第二人称：贵、你，后面加上历代表的单位简称，如部、委、办、司、局、厅等。

第三人称：“该”字使用最广，可用于指代人、单位或事物。如：该厂、该同志、该产品等。在文件中正确使用，可以使文件简明，语气庄重。

(3)引叙用语：前接、后接、顷接；据报、据查、据了解；收悉、阅悉、电悉、近悉、通悉、敬悉、欣悉等。

(4)迫叙词：经办、经、业经、已经、经过、通过、兹经、前经、复经等，用以引出被迫叙的事实*使用时要注意上述词语在表达次数和时态方面的差异以便有选择地使用。

(5)期请用语；请、恳请、画请、务请、特请、拟请；希、望、希望、企盼等，用于向受言语者表示请示与希望。使用的目的在于造成机关之间相互敬重、和谐与协作的气氛，从而建立正常的工作关系。

(6)协商用语：当否、罢否、能否、可否、是否可行、如无不要、如无不当等，用于征询对方意见和反映，具有探询语气。这类词一般在上行文、平行文中使用，在使用时要注意确有实际的针对性，即需征询对方意见时使用。

(7)命令用语：着、着令、待命、责成、令其、着即等。用以增强文件的严肃性与权威性，引起阅文者的高度注意。

(8)教嘱用语：遵照执行、参照执行、按此办理、如实呈报、责令等，与命令用语用法类似。

(9)表态用语；可行、不可行、很好、照办、同意、不同意、拟予同意，即针对对方的请示、间画，表示明确意见时的用语。使用时要注意下行文和平行文的区别。

(10)过渡用语：为此、因此、据此、综上所述、总面言之等，即承接上文转入下文时使用的关联、过渡词语，用于陈述理由、事实之后引出作者的意见、方案等。这种词语不仅有利于行文简练，面且起到前后照应的作用。

(11)结尾词：可以分为三类。

用以结束上文的词语，如：“此布“特此报告(通知、批复、画复、函告……)“特予公布”“此致“谨此”等。

再次明确行文的具体目的与要求的词语，如：“……为耍”“……盼”“……是荷“。—”为荷”。