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求办公设备管理制度?最好详细一些

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解决时间 2021-04-09 08:41
求办公设备管理制度?最好详细一些
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公司办公设备管理制度
  1.0、目的
  为了更有效地管理和使用公司的计算机、传真机等办公设备,使现代办公设备在本公司生产和管理中充分发挥作用,并进一步提高员工的计算机应用水平,把企业计算机信息管理提到公司战略管理日程,特制定本制度。
  2.0、范围
  计算机等办公设备,包括计算机及附属设备、网络设施、电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、投影仪等专用于公司办公、开会及培训所用的资讯设备。
  3.0、职责
  3.1、计算机等办公设备使用人负责计算机等办公设备的正确使用和日常维护与保养。
  3.2、信息管理课负责计算机等办公设备的采购、维修与故障排除、报废判定、日常管理等工作。
  3.3、公司资材管理部负责计算机等办公设备的报废处理工作。
  3.4、集团公司行政管理部为本制度的归口部门,负责本制度的编制、培训及落实执行工作。
  3.5、集团公司企业管理委员会负责本制度的审议及授权主管人签核,总裁负责本制度的批准执行。
  4.0、作业内容
  4.1、相关作业流程图和责任人、配合人。(详见流程图)
  4.2、流程图相关事项说明
  4.2.1、办公设备请购
  4.2.1.1、办公设备请购,由使用人提出申请,填写“计算机等办公设备请购单”,经部门部长审核确认后提交信息管理课(若同一部门多个员工均须请购,则由部门汇总、部长签字,统一提交信息管理课)。信息管理课根据具体情况进行审核,填写意见(包括预计费用),依照审批权限报主管领导审批。在信息管理课课长审核权限之内的,由课长确认签字直接安排采购(若有库存货,则直接按领用程序领用);在信息管理课长审核权限之外的,报主管领导审批后,由信息管理课安排采购(若有库存货,则直接按领用程序领用)。采购审批权限参照《财务审批制度》。
  4.2.2、办公设备入库、验收
  4.2.2.1、采购回来的办公设备须办理入库、验收手续,信息管理课负责设备质量的验收,验收合格后,保管员根据实际入库数量填写“计算机等办公设备入库单”入库。
  4.2.3、办公设备领用与配置
  4.2.2.1、计算机等办公设备专用于员工办公使用,不得挪于非工作之外其它用途。员工领用、配置标准依照《岗位职务说明书》中办公设备配置要求,填写“计算机等办公设备领用单”,按照《财务审批制度》审批权限要求进行审批后,到信息管理课领用。
  4.2.2.2、电话机、传真机的领用与配置,各部门根据实际工作需要,确定要安装、及须增加的电话机和传真机。安装内线电话须填写“电话、传真服务联系单”,由本部门部长签字后,提交到信息管理课直接安排人员安装。安装长途电话、传真,须填写“电话、传真服务联系单”,由本部门部长、分管总监签字,提交人力资源总监审核,报总裁批准后,交信息管理课负责办理。
  4.2.3、办公设备使用与维护
  4.2.3.1、计算机及附属设备的使用与维护
  4.2.3.1.1、计算机及附属设备由使用人负责保管,除电脑工程师外,任何人不得私自拆开计算机及附属设备、更换配置、随意搬离办公地点。若出现人事变动(调岗、离职等),办公设备交接参照公司《员工异动、移交管理制度》执行。
  4.2.3.1.2、计算机使用人要负责所使用的计算机及相关设备始终处于整洁、无灰尘的状态。
  4.2.3.1.3、规定在工作时间内不得做与工作无关事情,禁止在计算机上安装各种游戏。违反者按公司《奖惩管理制度》执行,信息管理课对上述违纪现象须作定期或不定期抽查,并对违纪行为作出处罚建议,交主管部门执行。
  4.2.3.1.4、接收E-MAIL的时,须使用杀毒软件彻底查收邮件无病毒后,才能打开邮件以免带入病毒影响公司计算机网络。
  4.2.3.1.5、禁止私自更改计算机的IP地址,以免影响网络上其他计算机的正常工作。
  4.2.3.1.6、电脑使用人在利用网络给其他员工共享文件须设置密码,以免被他人给破坏。
  4.2.3.1.7、电脑使用人须遵守公司的保密规定,电脑信息属公司机密,不得向公司外部人员泄露。
  4.2.3.1.8、电脑使用人不得有意破坏电脑硬件设备,若经发现、核实后,照原价3倍进行赔偿。
  4.2.3.1.9、电脑使用人在关机时,不得强行切断电源进行关机,应按操作规范进行关机。
  4.2.3.1.10、电脑使用人须经信息管理课确认上岗资级,不具备操作资格者,须经事先培训上岗(参见《员工培训管理制度》)。非计算机使用人不得上机操作,如有发现或造成计算机无法正常使用者,按制度处罚外,一切后果自负。

  4.2.3.1.11、计算机使用人要做好日常数据备份工作,坚持做到数据双备份,重要文件资料可以备份到软盘。如有特殊要求,可以把季度或年度的资料汇总做成光盘作永久性保存。
  4.2.3.1.12、打印机的日常使用www.fdcew.com中,色带、墨合用完需及时更换,更换时须严格按操作说明操作。
  4.2.3.2、电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、投影仪等办公设备的使用与维护
  4.2.3.2.1、以上办公设备操作,详见《使用说明书》,出现故障须叫专业人员维修。
  4.2.3.2.2、若使用过程中出现人为损坏,经发现、核实后,照原价3倍进行赔偿。
  4.2.4、办公设备的维修
  4.2.4.1、计算机及附设备的维修:计算机使用者在使用过程中出现软、硬件问题时,使用人需填写“维修服务联系单”提交到信息管理课,信息管理课凭“维修服务联系单”安排技术人员进行维修。修好后,使用人须在“维修服务联系单”上签字、确认。
  4.2.4.2、其它办公设备的维修:一般异常,由信息管理课技术人员排除,填写“维修记录表”;若涉及更换配件,使用人须填写“维修服务联系单”提交信息管理课报修,信息管理课根据“维修服务联系单”安排相关技术人员维修,修好后,使用人须在“维修服务联系单”确认、签字。
  4.2.4.3、所有办公设备,在保修期内,参照《设备保修协议》执行,保修期外,由信息管理课依实际情况安排相关技术人员(可以外请,涉及费用须事先上报核准)进行维修。
  4.2.5、办公设备的报废认定与处理
  4.2.5.1、计算机、打印机、复印机、传真机等办公用品,由于故障而无法修复或无维修价值需要报废的,设备使用部门须填写“计算机等办公设备报废单”,交信息管理课进行审核,按审批权限报主管领导批准后,将“计算机等办公设备报废单”及待报废办公设备交公司资材管理部处置。
  4.2.5.2、资材管理部确认无误后,填写“待报废物品入库单”入库。资材管理部出售或报废处理物品时,须填写“报废物品处理确认单”。附上“计算机等办公设备报废单”一起交给信息管理课进行审核,按审批权限报主管领导批准后,进行出售或报废处理。
  4.2.5.3、资材管理部出售或报废处理的办公设备,其现金上交财务部入帐,同时,财务部负责对出售或报废处理的办公设备进行销帐。
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办公室日常管理制度 第一条 为规范办公区域的管理,创造文明、整洁的办公环境,维护正常的办公秩序,树立良好的企业形象,提高办公效率,利于公司各项工作的开展,特制定本制度。 本制度适用于总公司,各予(分)公司,各管理处办公室。 第二条 员工应严格遵守考勤制度,准时上班,按时下班,上下班时间按现有规定执行。 第三条 上班打卡后不得外出吃早点或办私事,如确有需要须向直管领导报备,午休后应准时上班。 第四条 不得将可能影响到办公环境的与工作无关的物品带入公司。 第五条 员工上班时必须着标准制服,制服保持整洁、得体,不得穿军靴,露出脚趾及后跟的凉鞋及其它不适宜的装束,不准佩戴夸张、异类、过大的饰物上班。整体形象符合《基本服务礼仪标准》中的仪容仪表要求。 第六条 办公时间因私会客和直管领导报备,时间不得超过30分钟;因私打电话必须简短。 第七条 上班时间内办公室内不得大声喧哗、嬉笑打闹、聚众聊天、玩游戏、浏览与工作无关网站;任何时候不得使用不文明语言和肢体动作。 第八条 上班时间内不得用餐,吃壳类零食。 第九条 办公区域内物品摆放规定: 桌上允许摆放计算机及其附件、一个文件柜和文件夹、一部电话、一本台历、一个笔筒、一个水杯、一部对讲机以及正在使用的物品,摆放位置在一个办公室内应统一,特殊情况的除外; 不再使用的文件应存放于文件夹内,不再使用的文件夹应归于文件架内; 存储柜和文件柜应尽量靠墙摆放,柜内物品摆放整齐有序,存储柜上没有不再使用的物品,有条件的应当使用定位标签; 写字台等抽屉内的物品摆放整齐,没有杂乱现象。 第十条 各办公室每日指定一名清洁轮值员(循环轮流担任),清洁本办公室区域内的公共部分,由办公室或指定人员每月安排一次;办公室公共部分部分包括:办公室地面、门窗玻璃、门框窗台、储存柜、文件柜外表面和公共设备设施外表面。 清洁轮值员工作职责:负责每日下班前30分钟清洁所在办公室的公共部分。清洁要求:办公室内的地面需要做到无垃圾、纸屑、地面每日一拖;门窗玻璃、门框窗台、储存柜、文件柜外表面和公共设备设施外表面擦拭,做到无浮灰;清洁使用过的工具和受污的场所,做到干净无残留污渍。 如清洁轮值员无法在当天履行职责的,应提前找人替换,并报办公室或指定人员,未找人替换或未报备的责任仍由原轮值人员承担,接受相应处罚。 第十一条 个人所属的桌椅、设备、垃圾桶由个使用人自行清洁:部门所属的存储柜、文件柜内由各部门指定专人负责整理和清洁:空调过滤网在使用期间由办公室或指定人员在每月最后一个工作日清洁。 第十二条 总公司公共区域(指除集中办公区域、会议室、会客室、培训教室、部门经理办公室和公司经理办公室外的区域)由夜班人员负责清洁;会议室、会客室由办公室负责日常清洁;培训教室由培训部负责日常清洁;部门经理办公室由使用人负责清洁;公司经理办公室由办公室负责日常清洁。 各子(分)公司、各管理处办公室的公共区域范围和清洁人员由相应的负责人指定。 第十三条 办公室环境要求:环境整洁,摆放有序;随手清洁,及时归位;办公室内不得摆放鞋、雨伞等有碍形象和环境的杂物(鞋、雨伞存放于指定场所);严禁随地吐痰、乱丢纸屑;垃圾桶不超过3/4满。 第十四条 公司办公区域、公共区域严禁吸烟,吸烟的员工应注意他人的感受,控制吸烟量及避免在女性面前吸烟;夏、冬季开启空调期间,禁止在空调房内吸烟,须到有外窗的洗手间或指定场所进行。 第十五条 工作期间和午休(餐)时间不得饮酒,不得带有酒精状态上班;接待公司客人的除外。 第十六条 下班或离开办公室30分钟以上的,须关闭不使用的电器、电灯等耗电设备,午餐期间关闭应关闭的显示器和电灯;公文、印章、票据、现金及贵重物品等须锁入保险柜或抽屉内,关窗、锁门后方可离开。 第十七条 遵守保密纪律,保存好各种文件以及技术资料,不得泄露公司机密。 第十八条 墙壁、座位挡板、桌椅等不得乱刻乱画,加钉须办公室或各子(分)公司、管理处负责人的同意;打水时严禁乱泼乱倒,剩茶水只准倒入清洁池的过滤篮中;使用饮水机应正确操作,避免浪费。 第十九条 文明用厕,节约用纸,注意保洁。 第二十条 办公区内不得擅自添加办公家具。 第二十一条 爱护公司财产和设备,发现损坏及时向办公室报修,无法修复的应注明原因申请报废;因故意或使用不当损坏公物者,应予以相应赔偿。 第二十二条 本制度总公司部分由质监部负责监督检查,每月完成一份检查报告;各分公司、管理处由负责人指定专人进行监督检查,质监部每月检查时列入检查项目。 第二十三条 对违反本制度规定者,将按照质监考核办法与各子(分)公司、公司部门和管理处负责人的考核挂钩;各子(分)公司、公司部门和管理处负责人的考核挂钩;各子(分)公司、公司部门和管理处可自行规定内部的处罚办法。 第二十四条 本制度由总公司质监部负责解释。 第二十五条 本制度自发布之日起
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