如何正确地帮领导“挡驾”

如何正确地帮领导“挡驾”

首先要分清主次。重要的人和重要的事儿是绝对不能挡驾的。对那些没有预约，并且领导正在忙大事儿的时候，就需要挡驾了
其次要言语得体。挡驾的时候，要既有原则性，又有灵活性。让来访者愉快的接受。绝对不能发生矛盾冲突
最后，就是做好妥善的安排，让来访者或者舒适的等待，或者下次再来

当领导不愿意见某位客人，作为秘书，你怎么“挡驾”？汇报工作时，文件夹怎么拿？昨天，由商务部全国商务秘书考试中心主办的首届秘书职业技能大赛在南京城市职业学院举行，来自江苏、浙江、河南、湖北的24所高校的代表队参加了这次比赛，一些日常工作中常见的情景全部成为了试题。业内专家介绍，其实考题中很多处事方式不仅秘书需要，职场人士都应具备。 揭“秘” 有人帮老总有人帮副总，你说啥 在昨天的大赛中，除了理论知识、硬笔书法、个人技能展示外，团队模拟真实的工作场景也是主要内容。法律文秘专业大一的学生吕郡就被问到，如果总经理和副总意见不合，有人帮老总，有人帮副总，大家议论纷纷，作为秘书怎么办？吕郡的回答，“不管怎么样，都不能说领导不好，告诉大家如果有意见直接找领导谈，不能在背后议论，不要对他们有任何评论。因为有些是老板的红人，其实和老板很亲近，你参与说了相当于自投罗网，还有些人就喜欢收集同事的‘小辫子’，然后到老板那里邀功。如果实在有人要问你的态度，你就中性一点，不要挑起事端。” 大赛评委之一南京城市职业学院人文科学系主任蔡平老师点评：这位学生还应强调秘书的一个原则，领导有不同意见是常态，秘书只提供咨询和服务不能决策，不能卷入是非中。不必考虑别人有什么想法，同事是“红人”还是“打小报告”，都与秘书无关。 几个领导同时布置任务，听谁的 当几个领导同一时间布置给你任务，你怎么做？南京城市职业技术学院文秘专业二年级的叶晨被问到这个问题。他的回答是：秘书做事应当分轻重缓急，合理安排时间，把事情按照紧急和重要的程度分成abcd四类，a类重要又紧急，这应该第一时间去做，b是重要不紧急，你可以选择合适时间去做，c是紧急但不重要，你可以花短暂时间去做，d不重要也不紧急，你可以最后去做。 大赛主委会执行主任、扬州职业大学的王瑞成老师点评：在轻重缓急之外，还有一点，学生也应该含蓄地表示出来，即看哪个领导更重要。 看到稀有动物外商罢吃，怎么办 南京城市职业技术学院09级社区管理与服务专业的权超男就被问到：某政府邀请到一位外商来投资，在接待宴席上用稀有动物来款待客人，没想到外商看到后当即离席，对于这件事作为秘书的她该怎么处理？权超男的回答是，这件事的确是我们事先有考虑不周的地方，作为秘书，首先要道歉，向客人说明我们之所以这样做是为了尊重客人，希望得到客人的理解，我们对环保的态度的确有待改进。但反过来作为客人这样离席也不礼貌，作为秘书，也应有所解释。 蔡平老师点评：这个回答基本上可以，但应强调一点，发生这种事，说明秘书事前工作准备不足，对客人了解还不够。 “职”言 不当秘书这些规范也有用 作为秘书如何为领导“挡驾” 面对异性领导，如何处事得体 大赛主委会执行主任、扬州职业大学的王瑞成说，现在社会上常常对秘书工作有误解，特别是女秘书，其实职业秘书有一系列的工作标准，而这些规范也应该是职场中人的普遍原则。比如，向领导汇报工作时，文件夹怎么拿就是有讲究的，男的应该左手垂着拿贴着裤子，女的应该左手抱着放在胸前；介绍人时应当 “出掌不出指”，领导安排任务时，你不能直直地站在领导面前，挡在领导办公室的门口，而是站在领导办公桌的左前方或者右前方，不要挡住门口的视线；给领导递文件夹时，应该是正面朝向领导的，便于他翻阅；女秘书进入男领导办公室里，不管冬天还是夏天，门都应该虚掩着留道缝。“这不仅是为了避嫌，保护领导的声誉，也是保护自己。”他说。 商务接待细节决定成败 蔡平老师举了一个大赛中的例子来说明细节的重要。扬州职大代表队在团队场景设计中，设计了一个招商洽谈的整个过程，从开会，到网上搜索信息，向当地朋友打听客户可靠程度，然后接机，洽谈，展示了完整的秘书工作流程。“他们设计的非常规范。比如秘书接对方电话，对方报出自己的号码，秘书边记边重复一句，您的号码是×××吗？等对方确认。进电梯时，大家常让客人先进，其实秘书应该先进，然后摁住电梯，让客人进来，再站到客人右边，以示尊敬，出电梯时，则让客人先出，这一点他们也做得相当规范。” 听懂领导的“话外音” “当然秘书这个职业很多是对综合素质的考验，不仅仅是理论知识的掌握。”王瑞成说，举个例子来说，领导接待一群人，中午还有个重要商务邀请，而这群人的问题还没解决，迟迟不肯离去，领导就大声问秘书，现在几点了？如果你真的回答几点几点了，那你就该再好好学学秘书课程，因为你还没有领会领导的言外之意。再比如“当领导不愿意见某位客人，作为秘书，你怎么为领导‘挡驾’？”这个问题也要根据当时情况，用自己的智慧来解决。 “秘书工作有严格的职业规范，这些细节不做好，不仅此次大赛中要扣分，将来的工作中也要失分。”蔡平说，很多小细节不仅是秘书需要的，也是将来到社会上工作的大学生共同需要的，所以南京城市职业学院已经把相关的课程作为大学的公共课，让其他专业的大学生们也有机会学习。