文件管理制度如何写？

文件管理制度如何写？

1.0目的和范围　　对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关部门使用的文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。2.0适用范围　　本程序适用于质量管理体系有关的文件(含外来文件)的控制。3.0职责　　●总经理室负责文件归口管理。　　●各部门负责本部门文件的编制、执行和管理。4.0工作程序　　●文件分类和编号　　(1)文件包括：　　　①质量手册(包括形成文件的质量方针和质量目标)；　　　②形成文件的程序；　　　③为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件　　(2)记录不得随意涂改。当填错需更正时，只允许画改(能看清原文字或数据)。对记录的数据更改时，应画改后盖上更改人印章或签名。　　●记录的管理　　(1)记录实行分部门的管理办法。各部门指定专人负责收集和保管记录。　　(2)各部门将收集上来的各种记录分类登记编目、标识整理、装订和保管。　　(3)企业内部人员，为了追溯、验证或制定纠正和预防措施等目的，可查阅记录，确需借阅时应履行借阅手续，由保管部门领导批准。当合同有规定时，经主管副总经理批准后允许顾客或其代表查阅、借阅的记录，不得更改、遗失或损坏。　　(4)归档、贮存、保管和处理　　　①各种归档记录的保存期限见“记录一览表”；　　　②记录的贮存地点应确保整洁、干净、防火、防潮、防虫蛀鼠咬，并防止损坏丢失 ；　　　③质量记录保存期满，由保存部门开列清单，报主管领导批准后销毁，执行《文件控制程序》，作好记录，保存销毁清单。　　●记录可采取各种媒体形式，如文字、照片、胶片、图表、磁带、磁盘等。5.0支持性文件　　无6.0相关记录　　●《记录一览表》
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第一章 总则 第一条 为加强公司文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档 案的及时归档和妥善保管，特制定本规定。 第二条 负责档案资料的归档督促和日常管理工作。对档案资料必须按年度立卷， 各系统和部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照 本制度的规定分别立卷归档。 第三条 坚持部门收集保管、定期归档制度。各系统和部门负责人均应指定专人负 责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。名单报档案室备 案，如有变动须及时通知档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的 档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 第二章 文书档案立卷归档方法 第一节 文件资料的收集管理 第四条 凡公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集保管。 第五条 一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门 收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。 第六条 公司员工外出培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等 公务活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向本部门档案员
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办理交接手续，档案员签字认可后会计部才给予核报差旅费。 第七条 各系统、部门档案员的职责： （一） 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料。 （二） 认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向档案员办好交接签收手续。 （三） 承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。 第二节 归档范围 第八条 重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典 型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。 第九条 上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计 划等文件资料。 第十条 公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 第十一条 公司的请示与上级机关的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结。 第十二条 公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工 作记录（表单）及工作简报。 第十三条 信访工作资料。 第十四条 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。
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第十五条 公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。 第十六条 公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。 第十七条 公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像 等。 第十八条 公司保密制度中规定的保密范围材料。 第十九条 公司重要设备档案、财会档案材料。 第三节 平时归卷 第二十条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件资料，由档 案员集中统一保管。 第二十一条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷 使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。 第二十二条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐 全，加以整理，送交本部门档案员归卷。 第二十三条 档案员应及时将已归卷的文件资料，按照“案卷类目”条款，放入平时保 存文件卷夹内“对号入座”，并在文件处理登记薄上注明。
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第四节 立卷 第二十四条 立卷工作由相关部门档案员配合，档案员负责组卷、编目。 第二十五条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机 联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 第二十六条 归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 第二十七条 在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与 批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得 分开。文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文 有密切联系，也可随同绝密文电立卷。 第二十八条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复 文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一 年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在 会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。 第二十九条 卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列 在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿 在后；
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其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并 进行系统的排列。 第三十条 卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。 第三十一条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。 第三十二条 有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说 明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。 第三十三条 案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。 第三十四条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式： （一） 案卷装订。装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按 裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三 孔一线封底打活结的方法装订。 （二） 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考 表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。 注意：如果公司还有音像制品或录像等的文件，还要写在制度里。
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刚开始看错了，原来是文件管理制度，还以为是文件控制程序呢。现在这个应该没错了
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文件管理和档案管理一样，如果你们公司一定要写档案管理就稍加修改，就可以了，内容差不多。
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文件管理制度：(一)总则第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。第三条 按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办(以下简称两办)归口管理。(二)收文的管理第四条 公文的签收1.凡来厂公启文件(除厂领导订启的外)均由厂收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。2.对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的"四对口"核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。第五条〓公文的编号保管1.两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上"文件处理传阅单"，并分类登记编号、保管。
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须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。 2.本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。第六条 公文的阅批与分转1.凡正式文件均需分别由两办主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。2.一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。3.为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。第七条 文件的传阅与催办。1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。