access的数据更新功能

要建立一个关于世博园区饮料供应的数据库。基本功能要求，
1.详细记录园区各店的发货数据和结算数据
2.在详细记录发货数据时，自动更新园内仓库在库量数据。
请问这两个功能怎么实现呀？用Access里面的什么工具？
我是个ACCESS盲，只会最基本的建立表格、查询向导之类的…一点思路都没有…请大侠帮忙！

本来，帮助一个access盲建立数据库很花精力，而且悬赏分不够吸引，很少人做这种事。不过，看在你喜爱三国，听的歌有特色，我就挑战难度，来回答你吧。
首先，供应的物料暂时假设是不变的，毕竟世博才7个月。即使调整也是少量的，可以人工调整，所以数据库不考虑这方面的设计。
第一步，建表：
建立《物料单》表，内容有物料号（主键）、物料名称、物料单位、说明、……；
建立《物料进库》，内容有日期、物料号、进货量、供应点……；
建立《物料发出》，内容有日期、物料号、发出量、供应点……；
说明，如果只计算量，数据库很简单；如果计算单价，而单价在这7个月不变，那么只要在《物料单》增加一个单价，也很简单；如果单价要变，数据库就复杂，可能你不一定能短时间完成……

第二步，建查询：
1、建立自己仓库库存的量查询：
用向导自动生成物料进库的明细查询（选择字段时候只选物料号，进货量），然后，在设计视图右键→汇总，物料号用分组，进货量用求和。这样进货量汇总出来了。
同理自动生成出货量的汇总。
先做了这两个查询，如果成功，再建立这两个查询的关联查询（用物料号搭建连接），相减就是库存了。
2、建立各个供应点的量查询；
同上基本一样，增加供应点字段，用分组。

如果你能理解上边的话，我可以帮助你完成更多的功能。

用access 导入外部的数据（excel）有三种方式： 如果你是用的上面链接表的方式来完成的，则方法如下： 在表上点右键，再选“链接表管理器”。 选中需要更新的链接表，再点击”确定“。