怎样准备开会前的资料

怎样准备开会前的资料

开会前的准备　　会议是否成功，最重要的关键因素是在准备工作。　　开会前的准备　　1、 设定开会主题，以及预期的成果；　　开会总是有原因的。同时，明确的预期成果能使所有与会者在会议当中，有所遵循。　　2、决定是否召开会议；　　开会是不是最佳达成目的的方式？议题是不是复杂，需不需要多方协助？有没有其他方法？例如一对一沟通，电话，或送一份资料就可达成目的？　　3、设定议程，决定议题及列下所有的议题；　　事先想一想在各个议题可能产生的讨论。例如，讨论问题时，先准备一些解决问题的步骤等，预估各议题的进行时间，然后选择进行方式。　　4、指定与会者名单与角色分派；　　与会者通常是能提供资讯、专业、作决策或受到决策影响的人，还有，有可能会阻碍到决策影响的人。同时，角色的分派要明确。　　5、会议的场地及时间；　　事情的紧急程度，与会人的行程及离开工作岗位的影响，以及场地的可使用时段都要考虑。重要的议题，一早进行，可以充分发挥与会者的精力，尽量安排2小时左右开完会。如果人/地/物不能配合，可考虑能否延期开会。　　6、通知；　　在开会2—3天前，把完整的会议通知连同辅助材料送给所有与会者。议程愈明确，与会者愈容易准备开会所需的资讯。事先确认其他人开会时所需的设备及准备。先放一些容易达成的议题，使人一开始就有成就感。同时，难度高的议题也要放在前面，因为大家精力旺盛，思维活跃。在会议结束前，放一些促进合作的议题。