如何提高文秘的协调、交际能力

如何提高文秘的协调、交际能力

秘书工作者应具有良好的协调能力

李德雄

在改革、开放建设中国特色社会主义的过程中，各领导机关越来越需要精明能干的秘书工作人员当好领导的参谋助手，搞好咨询，提供信息等工作，这就要求一个秘书工作人员不仅要具有某方面的专才，还要具有随机应变的通才能力，在权衡变通中，协调能力是秘书工作者所必须具有的基本素质之一。这也是秘书工作部门的性质、作用和活动特点所决定的。
首先，秘书工作的性质决定秘书工作涉及各行各业，接触面广，综合性强。上至领导机关，下至基层单位，哪一个单位都少不了秘书工作人员，哪一个部门的工作成果中都渗透都着秘书工作人员的辛勤劳动。无论在哪个工作的层次中，其工作性质都是相同的，都是为领导服务，做辅助性工作。但是在各个层次中的秘书工作者如果没有较好的协调能力，各种各样的工作就无法有序地完成。
其次，秘书工作人员活动的核心是为领导服务，做好辅助性的工作。在具体承办的各项事务中，秘书工作人员的活动，必须接近和熟悉其上下级的服务对象。不仅要接近和熟悉某一领导者，而且要熟悉领导集团的每个成员，不仅熟悉上下级关系的处理，还要熟悉与本单位同级关系其他领导集团交往关系的处理，还要熟悉领导者的生活习惯，兴趣爱好，工作方式，决策过程，还要熟悉本部门各工作人员的情况，以便于协调各项工作的顺利进行。在秘书工作的活动中，有时因为领导者对某些事情不需要件件自己办，而交给秘书去办。例如：对一些文件批示后的执行，对决策方案征求意见，对重要讲话讨论意见的收集；有时为避免领导者与领导者之间某些事情意见不一致，但又怕当面谈话会出现尴尬局面，只好由双方秘书代替上司交换意见。总之，在整个秘书活动中协调能力的运用是很重要的，如果秘书人员具有很强的协调能力，许多事情就能办得好，办得快，工作效率就高。反之则会使秘书工作的办事效率低，甚至出现劳而不获怠误工作的现象。
作为一个秘书工作者，要做好本职工作就必须加强自身的素质培养，刻苦提高自身的政治素质和业务素质。我认为秘书工作者，应从以下三方面来培养协调能力。
第一，培养自身的协调力，是搞好秘书工作的基础，秘书工作者，自身协调能力的培养主要包括三个方面，一是知识水平与实际能力的协调。一个秘书工作者，应该不仅具有一定的文化基础知识和专业知识，而且还应该具有现代管理科学、决策科学，社会科学、领导科学等软科学知识。但是作为秘书工作者，不可能样样精通，事事懂行，这就要求秘书工作者，要能充分地把所掌握的知识与实际工作相结合。发挥自己知识和能力的最佳效能。二是思维能力的协调，人脑的思维方式有形象思维和逻辑思维。思维能力的差异，决定一个秘书工作者的工作成效。作为秘书工作者，在实际工作中，必须经常协调好自身的逻辑思维，形象思维的能力，以利于随机应变地适应各项工作，并能创造性地搞好本职工作。三是行为和性格的协调，秘书工作者，在机关工作中，要接触各种各样的人。而每个人都有自己的性格特征，有的性格外向、粗暴、急燥，有的人性格内向，行为沉着、冷静。这就要求秘书工作者，必须具有能与不同性格的人打交道的能力。
第二，培养人际关系的协调能力是搞好秘书工作的前提。无论从秘书工作部门的性质作用，还是从秘书工作者的活动过程中考察，秘书工作者时时处处要与人进行交往。在与各色各样的人进行交往的过程中，不能也不可能用同一方式去进行交往，对待上级领导或同级领导，对待领导者与被领导者，对待同事与亲朋好友，对待一般来信来访与联系工作的同志等等，在这么多人际关系的层次中，有时还交叉进行，作为一个部门的秘书工作者，在处理人际关系时，既要考虑到自己能力的体现又要考虑到本单位现在和将来的工作来往，由此要求秘书工作人员，必须培养好人际关系的协调能力。这不仅需要自身刻苦学习有关方面的书籍，还要主动向那些关于人际交往的人学习。要从自身的工作实践中进行领悟。有些人际交往技巧是难以言语名状的。在人际交往活动中每个人有每个人的特征，秘书工作者具有了人际关系协调能力，就可以协调好各种人的交往活动，更有利于开展各项工作。
第三，培养处理工作关系的协调能力是搞好秘书工作的关键，秘书工作在一个工作单位中起着枢纽作用。在我们的国家机构中，层次繁多，上上下下，左左右右的工作关系，也并不是简单的。要办好某一件事，都可能牵涉到几个部门或几个领导者，一个单位与外单位工作关系和一个单位内部的工作关系协调是否得当，其关键的问题，是看这个单位的秘书工作者所具有的工作关系的方式、方法，如果秘书工作者不能协调好各部门和各领导者的工作关系，许多事就无法办好。要学会协调工作关系的本领，就必须向领导者和有经验的同事或朋友请教，并在自己的工作实践中不断领悟工作经验。
总之，一个机关领导者决策能力的优劣，处理工作关系的效率高低，一个机关精神风貌的好坏，在很大程度上取决于这个机关秘书工作者协调能力的强弱

我暂时保留我的看法！

一个称职的秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。其中文字表达能力是最重要、最基本的，也是实现其它能力的基础。可以这么说，文字表达能力是秘书工作人员的基本功，是“看家”的本领。 　　那么，怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢？具体说来，主要应注意以下几点： 　　首先，要端正态度，培养兴趣，自觉学好文秘写作。 　　不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就的事情。美国著名的未来学家约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们生活的十个新方向》一书中指出：“在工业社会向信息社会过渡中，有五件‘最重要’的事情应该记住，而其中的一件就是：在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。这里所说的‘读写技能’，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力。”与此同时，我们还要培养学习文秘写作的浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。爱因斯坦说过：热爱是最好的老师。对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣，热爱写作，热爱到“忘我”、“痴迷”的程度，“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”，“每有会意，便欣然忘我”，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步。 　　其次，学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。 　　写作有没有规律可循、方法可求呢？我们的回答是肯定的。古人说：“写作无秘雇作文有要道”，“定体则无，大体须有”，这种认识是符合辩证法的。我们所学的文秘写作教材，就是前人文秘写作经验的科学总结，就是揭示文秘写作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。 　　要提高文秘写作能力，还应有意识地选读一些范文，以作借鉴。鲁迅说过：“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部就说明着‘应该怎样写’。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作自己之文；借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西；而不是生搬硬套，模仿抄袭，“依葫芦画瓢”。 　　最后，要勇于实践，坚持多练习、多修改。 　　写作是一种技能，技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练，这是提高写作能力最有效的途径。如果只读不写或少写，那就会眼高手低，所学到的确良知识，将无用武之地，写作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能补拙。只有勤学若练，坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到本领。 　　作为文秘人员，多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细的修改。多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种表现。文章频改，工夫自出。事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项具体的收获。作为称职的秘书人员，要有高度的责任感，，养成修改文章的良好的良好习惯，虚心听取领导和同志们的意见，克服怕人挑“刺”的思想，对每一篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地提高。