Excel 如何批量打印带照片的准考证

Excel 如何批量打印带照片的准考证

工作证上面要求打印每个人的照片。
经过了解，具体工作要求是，打印一批工作证，员工基本信息来自excel表格，包含员工信息的“员工数据库.xls”中的“员工库”表如图①：

员工照片放在e:\photo文件夹里，每位员工的照片文件名和编号相对应。比如张三的照片名就是001.jpg。

马上想到了用Word邮件合并可以批量打印员工基本信息

使用邮件合并也能实现此要求的方法。

实现思路：

使用过邮件合并的人都知道实质上邮件合并使用的是域，那么要想实现照片的自动处理应该从域上找突破口。

在Word中插入图片可以用IncludePicture 域来实现，具体语法为IncludePicture "文件名"。

插入照片的功能解决之后，问题就转换为如何实现自动转换文件名的问题。

而照片的名称为了管理的方便通常都是使用编号作为文件名，这样使用编号域即可解决问题。

那么怎么实现文件名的自动转换呢？方法就是——把两个域嵌套起来！

操作步骤：

1．打开word，从视图菜单选择“工具栏”，“邮件合并”；

2．从邮件合并工具栏上依次选择按钮，设置文档类型为“信函”；

3．单击打开数据源按钮浏览选取准备好的数据库；

4．然后设计主文档、排版、设置纸张，并通过邮件合并插入只包含文字的域，排版结果如图②。

5．下面是关键的一步：就是照片域的实现：

先把光标定位在要插入照片的地方，按Ctrl+F9插入一个域，输入“IncludePicture "e:\\photo\\”再按Ctrl+F9插入一个域，输入“MergeField "编号"”，光标定位到这个域之后输入“.jpg"”，最后看到的结果应该是：

{IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField "编号"}.jpg"}。

6．然后单击合并到新文档按钮，切换到生成的新文档里，咦，怎么照片处什么都没有？不会是上当了吧？

别急，保存生成文件，按Ctrl+A全选，再按F9，哈哈，每位员工对应的照片是不是全出来了。

如图③：

注意事项：

1． Word中IncludePicture 域中文件名的路径用“\\”代替“\”。

2． IncludePicture域同样支持长文件名。比如可以写：

{IncludePicture "D:\\Documents and Settings\\Administrator\\桌面\\用Word邮件合并实现批量打印带照片证件\\邮件合并\\photo\\005.jpg"}

3． IncludePicture域中的文件名路径可以使用相对路径和绝对路径。比如可以写：

{IncludePicture "邮件合并\\photo\\005.jpg"}，文件保存后则会从文档所在的文件夹下去找对应文件。

4． 特别注意，引号内的文件名一定不能写错甚至多加一个空格也不行，否则Word将找不到图片文件，只会出现一个红叉。比如不能写成：

{IncludePicture " e:\\photo\\{MergeField "编号"}.jpg"}，因为e：前多加了空格。

小结：

实际上插入一张照片使用的域是{IncludePicture "e:\\photo\\001.jpg"}，插入编号域用的是{MergeField "编号"}，而本文把这两个域嵌套起来就成了{IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField "编号"}.jpg"}从而实现了本文最初提出的要求。

拓展：

本文提到的方法既省去了麻烦的程序代码，也不需要一分钱的的共享软件费用。只要稍加变通就可广泛应用在打印学籍、证件、准考证、档案上。总体来说，邮件合并的功能，对于需要生成成千上万个格式一样，仅是变更里面某些特定内容的文档是最好不过的方法了。另外建议用wps进行邮件合并，因为经测试office的word在邮件合并中不支持文本框的插入下一条记录，而wps就可以。

最后提示一下，如果邮件合并到不同的文档中，那么这些图片要正确显示出来，就必须一个一个的打开文档全选后更新域，这非常麻烦，所以请用下面这个宏命令来更新所有文档中的域：“批量更新多个word中的所有域——解决邮件合并后图片不能正确显示的问题”