组织中所需信息的特征是什么

组织中所需信息的特征是什么

我们面临的是一个有严密组织的社会,日常生活的每一个方面都实实在在地以某种方式受组织的影响。如人事部门进行的人员调配,企业生产产品的过程,交通部门进行车辆管理,商品的货架陈列,邮电部门分发信件,广播电视栏目的安排设计,文献的整理与加工等,无一不引入组织的观念。事实上,人类认识和改造客观世界的过程就是为达到各种目的而建立和发展各种组织的历史。
随着高新技术尤其是信息技术的迅速发展,人类社会由工业时代步入信息时代,信息已成为这个时代的核心资源。对于许多用户来说,困扰他们的不是信息太少,而是信息太多而相关信息太少的问题。面对信息来源渠道更加多样,物质载体更加丰富,信息内容更加精深,利用需求更加复杂的大趋势,以满足信息用户不断增长的信息需求为已任的信息管理工作,就必须充分发挥信息组织的功能和作用。
1. 信息组织
信息组织是将处于无序状态的特定信息,根据一定的原则和方法,使其成为有序状态的过程,其目的是将无序信息变为有序信息,方便人们利用信息和有效地传递信息。
一般而言，信息组织主要包括以下数个方面的活动：
按照信息能够被获取地形式，识别所有类型承载信息的实体之存在；
识别被包含在那些承载信息的实体内或作为它们一部分的作品；
把这些承载信息的实体系统化地组织到图书馆、档案馆、博物馆、因特网通讯文档和其它类似存放处内的集合中；
根据预先编制的标准的引文规则制作这些承载信息的实体之清单；
为这些承载信息的实体提供名称、题名、主题和其它有益的检索点；
提供定位每个承载信息的实体或其复本的方式。
信息组织是由来已久的一种人类社会实践活动。在其发展过程中，不断从相关学科的理论和方法中汲取营养，使自身逐渐得到重失和完善。