HR系统的优点有哪些?

HR系统的优点有哪些?

信息化人力资源管理是人力资源管理发展的必然趋势，在企业的人力资源管理过程中起着重要作用。越来越多的企业正在进行人力资源管理的信息化工作。
信息化人力资源管理是当今人力资源管理领域的热点问题。信息化人力资源管理，即人力资源信息化，那么什么是人力资源信息化呢?这其中有狭义和广义两方面的定义，在狭义的意义上来看，信息化人力资源管理就是以现代互联网技术和信息技术为基础，来对传统意义上的人力资源进行管理。从广义上说，人力资源信息化是基于电子商务理念的所有电子化人力资源管理工作。
人力资源管理信息化主要包括三个层面：一是数据电子化，二是流程的电子化，三是管理的电子化，即运用一些数学模型、信息管理模型和计算机仿真模型，对企业的人力资源管理进行优化控制和战略分析，从而为企业管理和决策提供支持。
1、人力资源管理信息化的发展历程
上世纪80年代初，随着计算机在管理领域的普遍应用，国外一些先进的应用软件企业开始将关注点聚焦于人力资源管理领域。首先利用应用软件进行的是人力资源管理中最复杂最繁重的薪资管理，这大大降低了该项工作的繁冗程度并且提高了效率。
到了80年代的中后期，随着信息技术的发展和组织对信息化要求的普遍提高，很多企业已经不再满足于单一的、孤立的人力资源信息化状态，管理者需要及时的掌握最新的人力资源状况。因此网络化逐步被运用到人力资源管理活动中，并且成为了人力资源信息化系统的关键应用技术，这期间大量的网络版的人力资源管理系统应运而生。网络技术带给人力资源管理，或者说网络技术带给各种管理工作的不仅仅是一种简单的技术更新，更是一种革命。
随着组织管理思想的逐步成熟，人们开始认识到，人力资源管理不仅仅是组织内部的一种辅助的管理行为，而是组织生存和发展的关键。[1]这时，人们开始考虑如何改善企业内部的人力资源管理状况。这种管理思想的变革，逐渐的延伸到人力资源信息化，于是出现了e-HR这种新的人力资源信息化模式。
2、加强人力资源管理信息化建设的必要性
随着信息技术飞速发展及其对社会经济各方面的强力渗透，无疑对人力资源及其管理也产生了深刻的影响。
首先，加强人力资源管理信息化建设，有利于整合管理资源，降低管理成本。通过开发或者引入人力资源管理系统，企业可以整合现有的管理资源，为其他管理系统提供基础平台。人力资源信息包括最为完善的员工背景信息，可以说是企业所有员工作为丰富的信息库。[2]对人力资源进行信息化管理可以方便企业在进行其他管理时方便地调取各种信息。
其次，加强人力资源管理信息化建设是提高管理效率的需要。考勤、工资发放、员工信息管理等工作作为人力资源管理日常性的事务，往往要持续占据人力资源管理人员的大量时间，手工操作不仅效率低下，而且容易出错。同时，因为缺乏有效的技术手段，一些基础性的人力资源信息收集和分析工作显得十分繁杂，并且收集到的信息不能有效的共享。人力资源管理信息化可使上级的有关信息和资料直接传递到基层，有利于管理和政策的实施。另外，人力资源管理信息化有助于企业迅速、有效地收集各种信息，加强内部沟通，加强对全系统人力资源管理的实时监控，提高人力资源管理部门的工作效率。
最后，办公室的自动化也和人力资源信息化管理的关系极为密切。因为人力资源管理从广义上来讲，也是属于办公系统的一部分，如果人力资源管理实现了信息化，也可以说是办公系统实现了自动化。传统的人力资源管理技术主要以纸和笔为主要工具，其效率较低，并且检索性较差。再以互联网为代表的信息技术飞速发展的今天，计算机和网络已成为人力资源管理者的主要劳动工具，无论是人员培训、岗位分析、招聘和录用资料的处理，还是面试、笔试、绩效评估，都可以运用计算机和网络完成。
3、中国企业人力资源管理信息化过程中的障碍
得益于计算机技术的迅速发展，信息化人力资源管理从80年代初开始兴起于国外，随着90年代以互联网技术为代表的信息技术的蓬勃发展，人力资源管理信息化的趋势更是愈来愈明显。而我国在80年代初才刚刚实现改革开放，引进人力资源管理信息化理念更是90年代以后的事，受困于我国落后的计算机信息技术和计划经济体制残留的保守僵化思想，我国的人力资源管理信息化的发展并不顺利，一般来说，主要有以下几个方面的问题：
3.1 企业管理人员的观念落后
人力资源的管理较为复杂，牵扯到企业内部的每个人，信息化人力资源管理更是如此，所以企业各方的配合支持是极为重要的，尤其是高层人员，更是需要对此给予足够的重视。当前有不少企业的高层管理人员对人力资源管理信息化的理解不够，没有认识到其重要性，存在着各种各样的误区。[3]很多的管理者认识不到人力资源信息化管理的重要性，目光短浅，只关注能直接创造效益的项目和工作，将其视为可有可无甚至是负担。
3.2 企业信息化的硬件水平较低
所谓企业信息化的硬件，主要是指的企业人力资源信息化的操作水平、建立信息化企业人力资源库所需的设备等等，这与被称为企业软件的信息化管理观念正相对。信息化人力资源管理人才，不光是需要专业技术人员，同时这些管理人员还需具备传统人力资源管理人员所具备的对企业未来规划的理解，对企业长远发展战略的熟悉，还要具备做企业员工思想工作的能力。因此，当前的人力资源管理人员，不但是IT人才，还是人力资源和IT的混合人才。
3.3 追求一步到位，造成停滞不前
很多单位在进行人力资源信息化的过程中，出于长远的考虑，往往趋向于选择完美的软件系统。事实上，成功的人力资源信息化是一个循序渐进的过程，不可能一蹴而就，盲目追求完美解决方案可能导致企业为适应先进的管理模式和业务流程，而对现在的管理模式进行大规模的再造，引起一场“管理革命”。[4]中国企业近70%没有实现完全的市场化运作，因此采用渐进式改革更为合适。
4、信息化人力资源系统方法
企业信息化人力资源系统的建立，在技术上需要注意以下几个方面：
4.1 协同办公
将办公收发文件的处理与其他各项业务活动尤其是人力资源管理活动协同，达到业务信息处理和办公自动化相结合，办公和业务协同，利用办公自动化协同并推动业务信息化尤其是人力资源管理信息化处理。
4.2 协同档案管理
将员工的档案管理与日常业绩考核的相关信息进行协同，利用信息系统完成档案的自动归档，提高档案管理的功能，方便信息的检索，使得业务管理与档案管理进行互动，提高档案管理的管理效率，同时提高业务的处理能力。
4.3 人机协调
通过业务技术的处理，实现人机的协调工作，包括时间的协调，业务处理的协调，从业务处理的各个角度通过信息系统提供业务辅助，能够提供即时的信息帮助；并通过操作人员的合适处理、简单操作进行业务的处理，达到人与机器的充分协调。
4.4 数据信息自动匹配，辅助业务决策
在员工管理的过程中，考核人员经常要对多种考核标准、管理要求、法规依据等因素进行检查然后再做出合适的处理结果。在系统中利用计算机查找各类供参考的规则或事实，并自动对数据进行匹配，提示信息提出处理建议，让管理人员可以从容地根据这些信息做出最恰当的处理。
4.5 数据的输入与输出
数据的输入输出是系统使用及性能的重要体现，达到合理简便的数据输入，系统采集足够的信息资源，有效的数据输出，展现系统的处理结果，以实现系统的信息化目标。这要求系统必须能够实现输入的正确性、规范性、合法性和便利性，也保证输出的数据丰富、灵活便捷、具有人性化。
4.6 数据保护
为了更好地保护数据库和应用系统的安全，首先需要认识数据库安全的重要性，搞清楚受到哪些主要威胁，正确理解数据库系统的安全要求，才能确定合理的安全策略。数据库主要的安全要求是数据库的完整性、可靠性、保密性、可用性和可靠性。其中完整性包括物理完整性、逻辑完整性和元素完整性；保密性要求包括访问控制、用户认证、审计跟踪、数据加密等内容。
5、企业进行人力资源管理信息化的过程中应该注意的方面
5.1系统规划对于人力资源管理信息化的实现具有重要作用
从系统的观点出发对人力资源管理的信息化过程进行统筹考虑。人力资源管理信息化建设不是一朝一夕的事，也不是一次开发就能完成的事，需要企业结合行业发展战略，统筹规划、分步实施、逐步完善、不断提升。对人力资源管理信息系统工程的建设难度有足够的估计，对建设过程和模式的认识要统一。不仅要从整体上考察人力资源管理信息化的重要作用和实施步骤，同时系统科学的细分到人力资源管理信息化实现过程中的每一步，对各项实施工作加以规划，也对各项任务的责任人有明确的规划。[5]
5.2 人力资源管理信息系统运行的内外环境要充分融合
e-HR系统解决方案实施过程必须同时考察系统运行的内外部环境。实施一套新的程序系统需要考虑内外部环境的诸多因素，诸如企业内部原有的管理制度、企业员工的素质、企业文化等内部因素和外部环境的很多因素都可能影响到人力资源管理系统的运行。持续不断的修正管理制度和管理流程，使得系统本身和运行的内外部环境相匹配，这样才能使新型的管理模式得以无障碍的推行。
5.3 充分利用各类资源
企业应当充分利用内外部资源。一方面企业应当向人力资源管理信息化水平高的企业学习，借鉴他人成熟的经验，有效的实现信息共享。另一方面，需要加强对员工的培训，培养员工的学习意识和学习能力，特别是主动获取知识的能力，形成学习型组织模式。
5.4 动态对待人力资源管理信息化的实现
在人力资源管理信息系统的实施过程和系统使用的过程中要前瞻性地考虑未来可能发生的各种情况，做到未雨绸缪，避免不利因素对未来工作造成干扰。人力资源管理信息化的过程中会遇到这样那样的困难，企业在实施过程中应当充分收集相关信息，预测可能出现的问题，做好应急方案。以免问题出现时仓皇应对，耽误人力资源管理信息化的进程。
5.5 实现人力资源管理信息化要及时准确地进行系统评价
任何管理活动都需要及时的进行控制，在人力资源管理信息系统实施完成后需要及时进行效果评价，科学评估项目实施存在的问题，发现问题，及时纠正偏差，保证实施的效果和计划一致，使人力资源管理信息系统发挥最佳作用。
目前很多企业都在实施信息化的过程中，我国的企业在硬件和软件方面都存在很大的不足，所以实施人力资源管理信息化时会遇到很多问题。需要肯定的是人力资源管理信息化是企业人力资源管理活动的必然趋势，因此企业需要坚定决心，多动脑筋，克服遇到的困难，实现人力资源管理的信息化。
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